Các sếp văn phòng 'điên đầu' vì nhân viên dùng smartphone khi họp

2.617 lần một ngày. Đó là tần suất người bình thường chạm vào, chọc, kéo hoặc vuốt trên màn hình điện thoại cá nhân của họ. Quy ra thời gian, con số này rơi vào khoảng 2 giờ 25 phút, theo một nghiên cứu của công ty nghiên cứu ứng dụng di động Dscout Inc. Nhiều người đưa khoảng thời gian này vào trong giờ làm việc.

Jason Brown, Giám đốc điều hành của công ty quảng cáo Brown Parker & DeMarinis, là người hiểu rất rõ về điều này. Hai năm trước, ông đã dừng lại một lúc để nhìn qua phòng họp của mình khi đang thuyết trình. Đa số những người có mặt khi đó đều đang tập trung vào chiếc điện thoại của họ.

"Cuộc họp thất bại", Brown nói.

Trong cơn tức giận, Brown đã ban hành một sắc lệnh toàn công ty: "Đừng xuất hiện trong cuộc họp với tôi cùng chiếc điện thoại. Nếu ai đó vi phạm, đó sẽ là buổi họp cuối cùng của họ".

Nhiều nhà quản lý đang mâu thuẫn về cách thức, hoặc thậm chí là cách hạn chế sử dụng điện thoại thông minh tại nơi làm việc. Smartphone là công cụ cho phép mọi người hoàn thành công việc từ xa, luôn cập nhật những phát triển và thay đổi trong vấn đề kinh doanh cũng như theo kịp khách hàng và đồng nghiệp. Nhưng các thiết bị này cũng là những kẻ hủy hoại thời gian và năng suất làm việc hàng đầu, theo một cuộc khảo sát năm 2016 của hơn 2.000 giám đốc điều hành và quản lý nhân sự do CareerBuilder, một công ty chuyên về phần mềm và dịch vụ nhân sự thực hiện.

Ngoài ra, một số bằng chứng cho thấy năng suất lao động cũng chịu ảnh hưởng bởi sự hiện diện của điện thoại thông minh, chứ chưa cần nói tới việc sử dụng. Trong một nghiên cứu gần đây của đại học Texas và đại học California, những người lao động tham gia thử nghiệm đã đặt điện thoại cá nhân trên bàn làm việc. Kết quả cho thấy hiệu suất nhận thức của họ thấp hơn khi thiết bị được đặt ở một vị trí khác, chẳng hạn như trong túi xách hoặc túi áo treo gần đó.

"Tôi tin chắc rằng đa nhiệm là một điều hoang đường", Bill Hoopes, Giám đốc dự án công nghệ thông tin của L3 Technologies nói. Đó là lý do mà từ ba năm nay, khi về tiếp quản một đội khoảng 25 người tại công ty về quốc phòng và hàng không vũ trụ này, ông đặt niềm tin của mình vào "sự thực tế" trong các cuộc họp nhóm.

"Mỗi khi điện thoại của ai đó kêu lên, họ phải đứng trong phần còn lại của cuộc họp", ông nói. Chẳng bao lâu sau, ông yêu cầu nhóm của mình để điện thoại của họ ở bàn làm việc trong các cuộc họp có từ hai người trở lên.

Theo thời gian, ông nhận thấy quy định này không chỉ là cải tiến về chất lượng những cuộc trò chuyện và ý tưởng trong các cuộc họp, mà còn khiến các nhân viên dường như tỏ ra tôn trọng và đánh giá cao công việc của nhau.

Mat Ishbia, CEO của United Wholesale Mortgage, đã cấm công nghệ hiện diện trong các cuộc họp khoảng hai năm trước và gần đây yêu cầu nhóm điều hành của mình cùng các quản lý khác không kiểm tra điện thoại của họ khi đi bộ đến và lúc rời khỏi cuộc họp.

"Đừng hành động như thể chúng ta quá quan trọng để chào hỏi lẫn nhau", ông nói với họ. "Hãy giao tiếp bằng mắt với mọi người".

Ishbia cũng thử nghiệm một giải pháp khác để tránh việc nghiện điện thoại, với một nhóm khoảng 250 công nhân. Ông yêu cầu họ không sử dụng điện thoại cá nhân tại bàn làm việc. Nếu muốn sử dụng thiết bị, họ phải đi đến một khu vực chung được chỉ định, nơi duy nhất cho phép sử dụng điện thoại và mạng xã hội. Trong suốt bốn mươi lăm ngày của cuộc thử nghiệm, các công nhân ngày càng kiểm tra điện thoại của họ ít hơn, ông nói.

Bryan Lee, Giám đốc sản phẩm của công ty phần mềm doanh nghiệp Docker, nghi ngờ rằng việc sử dụng điện thoại hàng ngày của bản thân là một vấn đề. Vì vậy, ông đã cài một ứng dụng tên là Moment trên iPhone để theo dõi tổng số thời gian hàng ngày mà mình dùng điện thoại. Kết quả đo lường đầu tiên tiết lộ con số bốn giờ đồng hồ. Gần đây, anh đã giảm con số này được khoảng một giờ.

Tại nơi làm việc, Lee cũng thuyết phục nhóm của mình, gồm tám người, tải xuống ứng dụng này và đăng số giờ sử dụng điện thoại hàng ngày của họ lên một tấm bảng. Các thành viên có thời gian thấp nhất được quyền khoe khoang với mọi người. "Chúng tôi đang nghĩ đến việc nên có một chiếc cúp để vinh danh người thắng, hoặc làm xấu hổ kẻ thua cuộc", anh nói.

Tuy nhiên, thiết bị cầm tay có thể là nguồn thông tin có giá trị trong các cuộc họp tại văn phòng. Shane Wooten, Giám đốc điều hành của công ty nền tảng video doanh nghiệp Vidplat LLC, gần đây đã làm ngạc nhiên một nhóm khách hàng với yêu cầu họ để thiết bị điện tử bên ngoài phòng họp. "Họ không thích điều này", ông nói.

Kể từ tháng Giêng, Wooten đã giới hạn các thiết bị cá nhân tại các cuộc họp với nhân viên của mình và phải đối mặt với một số kháng cự. Một số người cho rằng điện thoại của họ rất quan trọng, như để giữ liên lạc với đứa con đang bị bệnh hoặc nghiên cứu thông tin liên quan đến cuộc họp.

"Tôi nói với họ rằng chúng ta không phải học sinh trung học", ông nói. “Tôi không thu thập điện thoại để bỏ vào trong một cái xô. Chỉ cần nó không xuất hiện trên mặt bàn".

Google mới đây đã công bố rằng phiên bản tiếp theo của hệ điều hành Android sẽ bao gồm một tính năng giúp mọi người nhận thấy sự ràng buộc của mình vào các thiết bị di động. Tính năng này sẽ cho phép người dùng xem họ đã dành bao nhiêu thời gian trên smartphone của mình, hiển thị những ứng dụng họ sử dụng nhiều nhất và hiển thị tần suất điện thoại được mở khóa.

Phần mềm có thể là chìa khóa của vấn đề, bởi không phải tất cả các giải pháp tại công sở đều hoạt động tốt. Với Brown, quy tắc không có điện thoại tại các cuộc họp ở công ty kéo dài khoảng hai tháng. Sau đó nó bị loại bỏ vì không hiệu quả.

Bởi thay vì điện thoại, mọi người chuyển sang đeo đồng hồ thông minh hoặc mang máy tính xách tay vào phòng họp. Ông cho biết mọi người chia sẻ rằng họ lo lắng về việc bỏ lỡ các cuộc gọi hay email từ khách hàng. Bây giờ, Brown nói với 40 nhân viên của mình rằng họ không cần tham dự các cuộc họp trừ khi họ "thực sự phải ở đó".

Brown so sánh việc đoán điện thoại tại văn phòng của mình với việc cấm rượu trong thời những năm 1920-1930. "Một trạng thái lý thuyết mà hầu như không ai muốn sống, kể cả những người đặt ra các quy tắc", ông nói.